Todos, en mayor o menor medida, conocen la herramienta de gráficos de Microsoft Excel y saben que es una aliada inmejorable a la hora de presentar diferentes tipos de análisis de variables de manera visual. Y no solo eso, sino que estos gráficos enriquecen las presentaciones de informes, colaboran en la interpretación de los datos y ayudan a predecir el comportamiento de un determinado grupo de estudio.
Aunque también existe otra forma de mostrar gráficos comparativos mucho más interesante que el simple gráfico de barras e índices numéricos y referencias.
En este Informe USERS, aprenderás a presentar gráficos comparativos de una forma novedosa, atractiva y profesional, que dará a tus informes un aspecto actual y renovado.
Autor: Ricardi Cirelli
Consideraciones iniciales
Antes de comenzar, debes tener en cuenta que esta forma de presentación de gráficos solo está disponible en Microsoft Excel 365, distribuido con el paquete Office 365, por lo que no podrás realizarlo en otras versiones de Excel, incluyendo la versión de Office 2021.
Microsoft Office 365 ofrece una versión de prueba de 30 días para las versiones Familia, dentro de las dedicadas para el hogar, y cualquiera de las versiones para pymes. Obtener la versión de prueba es muy sencillo y lo podrás hacer siguiendo las instrucciones que se presentan a continuación.
¿Qué se puede medir con gráficos?
Hoy en día, debido a su versatilidad, los gráficos se aplican al estudio de casi cualquier tema desde complejos análisis científicos hasta el desarrollo de un pequeño negocio, como puede ser un kiosco o una librería. Microsoft Excel ofrece un amplio abanico de gráficos, agrupados por tipo, para facilitar la búsqueda.
En cuanto a los gráficos que más se utilizan, se cuentan los gráficos de barras verticales (tanto 2D como 3D), que se aprovechan para comparar valores contra un todo (como en el caso que nos ocupa), y se pueden usar de forma apilada o separado en barras. En general, los gráficos de barras se utilizan para comparaciones entre pocos elementos.
Los gráficos lineales se usan, casi siempre, para medir la evolución de las variables en una línea de tiempo. Son los típicos gráficos que se emplean en ventas, cuando quieres ver y comparar rendimiento entre vendedores de una compañía, por ejemplo, ya que en ellos detectas los momentos de las caídas o subas en las ventas de cada uno.
Y, por último, también muy utilizados, los gráficos de torta o pastel, y los nuevos denominados dona. Sirven fundamentalmente para medir porcentajes de participación de las diferentes variables que deseas medir, como, por ejemplo, porcentajes de participación en las ganancias de cada uno de los socios (la torta completa corresponde al 100%).
También, se aprovechan en estadísticas demográficas y de composición de materiales, donde puedes ver de forma sencilla y muy definida cuáles son las mayores porciones de una proporción.
Advertencia y aclaración
No todos los gráficos servirán para presentar cualquier tipo de datos, como ya lo habrás notado, por lo que tendrás que analizar con cierto detenimiento qué gráfico representará mejor el comportamiento que deseas resaltar.
Cuando se habla de “comportamiento”, no necesariamente se hace referencia a una determinada forma de actuar de un grupo o grupos de personas, sino también a cualquier variable que, en el tiempo, toma una determinada dirección que es medible matemáticamente.
La comparación entre dos variables y su porcentaje de participación en la ecuación es, también, representable por medio de los gráficos de Excel.
¿Qué datos recogerás?
Para el ejemplo que se utiliza en este Informe USERS, necesitas saber qué porcentaje del total de las ventas de un mercado de frutas representan las manzanas y qué porcentaje representan los duraznos.
Estás realizando un análisis de las ventas de estas dos frutas ya que se desperdicia una buena cantidad y, con el fin de evitar esto, debes realizar un ajuste en las compras.
En la siguiente tabla, verás el desarrollo de las ventas por día, de cada producto en el mes de agosto.
Tabla simple donde se ven las ventas por día de manzanas y duraznos.
Armado de la tabla dinámica
Una vez confeccionada la tabla de las ventas del mes, procederás a reunir todos estos datos en una tabla dinámica, que será el punto de partida para tu gráfico. Lo debes hacer de la siguiente manera.
Paso 1
En primer lugar, selecciona la tabla en la que tienes los datos. Puedes hacerlo, seleccionando la primera celda de la tabla.
Paso 2
Luego, en la pestaña Insertar, selecciona la opción Tabla Dinámica.
Paso 3
En el cuadro de diálogo que aparece, puedes dar el nombre a la tabla y seleccionarás dónde quieres que esta se muestre, la opción por defecto es En una nueva hoja. Selecciónala.
Pulsando en este botón, se abrirá el cuadro de diálogo de Tabla Dinámica, selecciona el rango de la tabla del que tomas los datos.
A continuación selecciona dónde quieres que la tabla se muestre (se recomienda seleccionar ver la tabla en una Nueva hoja de cálculo, es la opción por defecto.
Luego solo tienes que hacer clic en Aceptar y podrás comenzar el diseño de tu tabla dinámica.
Imagen paso 3
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