Excel: Copiar subtotales

Seguramente alguna vez se han encontrado con este problema al trabajar en Excel: han realizado una planilla con subtotales que luego quieren copiar y pegar en otra hoja pero al intentarlo les ha copiado toda la información y no sólo los subtota­les. La pregunta obligada entonces: ¿hay alguna forma de seleccio­nar y copiar sólo las filas de subto­tales, sin copiar también el detalle de los valores? Aquí la respuesta.

Comencemos por el principio. Supongamos una lista de ventas con nombre del cliente e importe de la operación. Cada cliente puede aparecer varias veces, si realizó más de una compra. Si ordenamos la lista por el nombre del cliente, luego podemos usar las opciones [Datos/Subtotales] para calcular e insertar subtotales por clien­te. Una vez obtenidos los subtotales, podemos ver la lista en distintos niveles de detalle:

• La lista completa, con subtotales por cliente y total general.
• Sólo los subtotales por cliente y total general.
• Sólo el total general.

Queremos entonces mostrar la lista con subtotales y total general, y luego copiar esos subtotales en otro rango. El problema es que, si seleccionamos el rango correspondiente y luego copiamos y pegamos, se pegan todas las filas de la lista, incluidas aquellas que están ocultas. La solución es pedirle a Excel que sólo tenga en cuenta en la selección las filas visibles:

1. Seleccionamos los subtotales.
2. Tomamos las opciones [Edición/Ir a…] (u oprimimos la tecla <F5>).
3. Hacemos un clic en [Especial].
4. Marcamos la opción [Sólo celdas visibles].
5. Hacemos clic en [Aceptar].

Ahora quedan seleccionadas solamente las filas que contengan los subtotales. Entonces podemos usar las opciones de copiar y pegar para copiar los sub­totales en otro rango. Aunque los sub­totales los obtiene Excel con la función SUBTOTALES, al copiar y pegar con la opción [Sólo celdas visibles], se copian nada más que los resultados de la función.

Aunque parece que hay tres filas seleccionadas, en realidad hay once: de la seis a la dieciséis. Con la opción [Sólo celdas visibles] seleccionamos sólo las filas que no están ocultas.

Ahora están seleccionadas sólo las filas de subtotales. Si, a continuación, copiamos y pegamos este rango en otra parte, sólo se pegan los subtotales.

Con un clic en este botón comprimimos la lista de modo que muestre solamente los subtotales y el total general.