Tomemos como ejemplo una base de datos de productos químicos. La planilla de cálculo contiene los campos nombre del producto, cantidad y presentación. Para el producto “Alcohol”, en la columna de cantidad aparece la cantidad de botellas, y en presentación, la capacidad de la botella, porque puede haber distintas presentaciones para el mismo producto. Sobre esta base de datos aplicas un filtro para localizar un determinado producto pero no tenés cómo saber la existencia total del producto, es decir, la cantidad total teniendo en cuenta la cantidad de botellas y la capacidad de cada una.
La forma más simple de resolver este problema comienza por incluir una columna adicional en la base de datos donde se multiplica cantidad por presentación. Esta columna indicaría la existencia correspondiente a ese registro.
Por ejemplo, consideremos la base original en el rango [A1:C15] con los campos “Artículo”, “Cantidad” y “Presentación”. Si reservamos la primera fila para los títulos, los registros propiamente dichos aparecen a partir de la segunda fila. Escribimos el nombre del cuarto campo en [D1]. Por ejemplo, “Total”. En [D2] escribimos =B2*C2 y extendemos la fórmula a toda la lista.
Si ahora aplicamos un filtro, limitamos la lista a un determinado producto. Necesitamos una fórmula que sume los valores de la columna [D], pero solamente aquellos que permanecen visibles tras el filtrado. Eso lo hacemos con la función SUBTOTALES.
En la celda [D17], debajo del último valor de la columna Total, escribimos =SUBTOTALES(9;D2:D15). Esta fórmula tiene dos argumentos entre los paréntesis:
– El primero indica qué tipo de operación queremos hacer. El 9 corresponde a suma.
– El segundo indica el rango de valores por sumarizar.
Si cambiamos el criterio de filtrado, la fórmula anterior calcula la existencia total del producto seleccionado en el filtro.
