Existe una solución, sí, pero se aplica cuando a) la cantidad de personas con las que debemos reunirnos es igual o menor a 20 sin contarnos a nosotros mismos; b) todos los invitados trabajan en la misma institución, utilizan Google Calendar con precisión y c) comparten al menos con nosotros sus calendarios principales o aquellos determinantes para la posibilidad de armar una reunión.
En esos casos, podemos aprovechar la opción [Encontrar un hueco] en conjunto con la herramienta [Ver disponibilidad]. Veamos.
Para crear una reunión que venga bien a todos los miembros de un equipo en el que se den las condiciones que citamos en el primer párrafo, iniciaremos sesión en
Google Calendar (http://calendar. google.com) y presionaremos el botón [Crear].
Allí, luego de definir las condiciones básicas de la cita (nombre, lugar, fecha tentativa, color, calendario, invitados) y de añadir de ser necesario los adjuntos del caso, deberemos acceder a la pestaña [Encontrar un hueco].
Si los invitados son pocos, veremos preseleccionada allí una franja horaria que sea viable para todos en el calendario compartido. En el caso de que los invitados sean muchos o no haya un espacio común disponible, en el panel de navegación de la derecha veremos el calendario del invitado seleccionado para evaluar llegado el caso qué otra actividad podemos pedirle que aplace, o hasta qué punto podemos contar con él en determinado contexto. Sin dudas, esta es una gran herramienta para los coordinadores de equipos de trabajo/estudio.
Otra opción para casos menos conflictivos es presionar, luego de añadir todos los invitados, el vínculo [Sugerencias de horas] del panel de navegación de la derecha. Con él conseguiremos una lista de horarios en los que todos o la mayoría de los invitados pueden asistir, así como también información acerca de quién tiene problemas en cada caso.
