Situación: debemos cargar ciertos códigos en una hoja, en columna. Esos códigos tienen tres campos y el del medio es un número de tres cifras. ¿Cómo podemos obligar, con un criterio de validación, a que en cada código este campo central sea consecutivo con el del código anterior?
Es posible crear un criterio de validación “personalizado” que exija que se cumpla la condición “el campo central es el que sigue al de arriba”. Se trata de encontrar una fórmula que exprese esa condición. Supongamos que los datos tienen la forma XX-nnn-2011. El primer problema es extraer el campo central. Si el primer dato está en la celda [A2], la extracción la hacemos con la función =EXTRAE(A1;4;3). Como esta expresión devuelve valores de tipo texto, le aplicamos la función VALOR.
Ahora vamos a aplicar un criterio de validación que enuncie que el resultado de esta expresión, aplicada a la celda actual, sea igual a la misma expresión, aplicada a la celda anterior, más una unidad:
1. Seleccionamos el rango donde vamos a escribir los códigos, a partir del segundo. En nuestro ejemplo, sería a partir de [A3].
2. Tomamos las opciones [Datos/ Validación].
3. En la ficha [Configuración], dentro de [Permitir], indicamos [Personalizada].
4. Dentro de [Fórmula] escribimos =VAL OR(EXTRAE(A3;4;3))=VALOR(EXTRAE (A2;4;3))+1.
5. Hacemos un clic en [Aceptar].
Excel mostrará un cuadro indicando que el valor actual de las celdas no cumple con el criterio. Por supuesto que es así porque las celdas están vacías. No importa, aceptamos ese mensaje. Cuando escribamos los nuevos códigos, el criterio indicado impedirá escribir campos centrales no consecutivos.
Los códigos de la columna [A] deben tener su campo central numerado correlativamente.
Aquí indicamos el criterio de validación que exige que los códigos de la columna [A] tengan su campo central numerado correlativamente.
