Con Zoho Docs podemos almacenar archivos en línea para acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión e incluye las tres aplicaciones más utilizadas de una suite ofimática: el procesador de textos Zoho Writer, la hoja de cálculo Zoho Sheet y el programa para presentaciones
Zoho Show. Los archivos que subimos a este espacio o los que creamos directamente desde las aplicaciones ofimáticas integradas se pueden editar en línea y compartir con otros usuarios para trabajar en ellos de forma colaborativa.
La versión gratuita ofrece 5 GB de almacenamiento, que se pueden ampliar compartiendo en Facebook o invitando a otros usuarios por correo electrónico. Permite subir archivos de hasta 100 MB y los documentos se pueden compartir con un máximo de 3 colaboradores.
Además nos ofrece la posibilidad de sincronizar nuestras cuentas de Google Drive y DropBox, para intercambiar archivos fácilmente entre estos servicios. También podemos descargar la aplicación de escritorio para sincronizar todos nuestros archivos de forma local y en la nube.
Y están disponibles las apps móviles para Android o iOS.
Para utilizar este servicio debemos ingresar a este link y crear una cuenta, o registrarnos a través de nuestras cuentas de Google, Facebook o Yahoo!.
Luego del proceso de registro, ingresamos a Zoho Docs y en el panel izquierdo encontraremos las funciones necesarias para administrar nuestro espacio. Desde el menú desplegable [Subir] podemos subir archivos de cualquier formato o carpetas completas. También admite el método “arrastrar y soltar” para almacenar nuestros archivos o carpetas en la nube.
Al hacer clic en [Carpetas] se habilita la herramienta [Crear carpeta] en el panel central de Zoho Docs, para organizar nuestros archivos en carpetas y subcarpetas.
Para acceder a las aplicaciones ofimáticas contamos con dos procedimientos:
1) En el panel izquierdo hacemos clic en [Crear] y seleccionamos [Documento], [Hoja de cálculo] o [Presentación], según el tipo de documento que necesitamos crear.
2) Hacemos clic sobre cualquier archivo que subimos a Zoho Docs y se abrirá en la aplicación correspondiente para poder editarlo.
Más allá de sus funciones específicas, las aplicaciones integradas en Zoho Docs comparten algunas características. En la ficha [Archivo] encontraremos las opciones comunes para la gestión de archivos, como [Guardar como] o [Imprimir]. Desde el comando [Exportar como] podemos descargar el documento en distintos formatos, que incluyen versiones compatibles con Microsoft Office, OpenOffice o PDF, entre otros. Es importante tener en cuenta que el comando [Guardar como] nos permite asignar un nombre al archivo o cambiar el existente; si cerramos la aplicación sin guardar los cambios, éstos se guardarán automáticamente.
Por último, desde la ficha [Compartir] podemos seleccionar diferentes formas de compartir el documento y designar colaboradores para la edición del mismo.
En los próximos apartados analizaremos algunas de las características y funcionalidades más notables de cada una de estas aplicaciones.
