Cuando apareció Gmail y sus por entonces 5 GB de capacidad, a casi nadie se le podría haber ocurrido que –unos años después– esa capacidad sería insuficiente. Todo estaba dado para que fuéramos optimistas: la función [Archivar], de hecho, se presentó como una alternativa a la eliminación de mensajes. “Archivar y no eliminar” solía ser uno de los puntos destacados de la página de inicio de sesión del correo de Google cuando el servicio estaba todavía en beta cerrada.
Apenas unos años luego del lanzamiento del servicio, cuando el crecimiento segundo a segundo de la cuota de espacio disponible todavía traía un poco de tranquilidad a nuestras bandejas, apareció un truco que fue muy útil durante un buen tiempo. La ejecución de una búsqueda de mensajes enviados con adjuntos anteriores a una fecha arbitraria (con la sintaxis in:sent has:attachment before:aaaa/mm/dd) nos permitía eliminar mensajes realmente innecesarios y liberaba un buen espacio. Sin embargo, con el correr del tiempo, cada vez hubo que ejecutar la búsqueda con mayor frecuencia, y cada vez fueron menos los mensajes resultantes, dada la aparición de nuevos y potentes servicios en la nube (DropBox y SkyDrive, por solo citar dos casos).
Ahora bien, la aparición de Find Big Mail (www.findbigmail.com) resuelve la mitad de los problemas que podemos llegar a tener. El servicio analiza nuestra cuenta y crea carpetas con correos cuyos adjuntos son mayores a 1, 5 y 10 MB. Así las cosas, podemos elegir cuáles borrar, pero también podemos borrar en bloque los más grandes y evitar borrar los demás si conseguimos una reducción significativa del uso de espacio. Las etiquetas, además, son la consecuencia de la creación de un filtro automático, razón por la cual siempre se guardarán allí los mensajes descartables. Y ya no tendremos que volver a utilizar la aplicación, sino que alcanzará con revisar las carpetas creadas.
El servicio utiliza la política de autenticación abierta de Gmail, por lo que no necesitaremos nunca entregar nuestra contraseña. Al conectarnos a https://www.findbigmail.com escribiremos la dirección de correo, y luego autorizaremos, como cuando agregamos una aplicación, el acceso al servicio. Así las cosas, podremos usar tranquilos el servicio, que se tomará unos minutos para analizar el contenido –en tamaño– de nuestro correo. Mientras el análisis esté en ejecución, podremos hacer clic en [Refresh] para ver los resultados parciales.
Find Big Mail ofrece un servicio Premium compatible con Google Apps para mantener siempre a raya la cuota del correo corporativo.
Si tenemos múltiples cuentas de Gmail, debemos iniciar sesión con Find Big Mail en ventanas de incógnito para poder autorizar correctamente el servicio.
